Comment transformer une carte mentale en objectif, avec des étapes et des tâches

Pour transformer une carte mentale en objectif, il faut lui ajouter ce qu’elle n’a pas : une ligne d’arrivée, un ordre, des dates, et un lien qui fait avancer l’objectif quand une tâche est faite. On le fait à la main, avec deux applications (MindNode puis OmniFocus, par exemple), ou avec Shale, application de productivité pour Mac, qui convertit la carte en un objectif avec ses étapes et ses tâches.

Une carte mentale sert à une chose : sortir une idée de votre tête et montrer comment ses morceaux se tiennent. Ce n’est pas encore un plan. Cet article explique ce qu’il manque à une carte pour en devenir un, et trois façons d’y arriver, quels que soient vos outils.

Pourquoi une carte mentale reste-t-elle si souvent un dessin ?

Une carte mentale reste un dessin parce que rien, en elle, ne dit ce qui vient ensuite. Ses branches décrivent un sujet : des thèmes, des questions, des morceaux d’idée. Un plan décrit des actions dans un ordre, avec une arrivée et des dates. La carte n’a ni « fini », ni « d’abord », ni « pour vendredi ». La séance se termine, le fichier est enregistré, et l’idée attend. La carte a fait son travail, qui était de vous aider à penser. Le second travail, décider quoi faire et quand, n’a pas commencé, et un outil de dessin ne le commencera pas à votre place.

Que faut-il ajouter à une carte mentale pour en faire un plan ?

Une carte mentale devient un plan quand on lui ajoute quatre choses. Chacune répond à une question que la carte laisse ouverte.

1. Un objectif mesurable. Le centre d’une carte est souvent un thème, comme « nouveau site portfolio ». Un objectif dit à quoi ressemble la fin : « site portfolio en ligne, avec six études de cas ».
2. Des étapes ordonnées. Les branches sont côte à côte. Les étapes viennent l’une après l’autre, et c’est souvent en choisissant cet ordre qu’on planifie vraiment.
3. Des tâches datées. Une étape reste trop grosse pour être commencée un mardi matin. Une tâche se fait en une séance, et une date la pose sur un jour précis.
4. Un lien entre les trois. Quand une tâche est faite, son étape et son objectif doivent avancer. Sans ce lien, l’avancement ne vit que dans votre tête, et le plan vieillit.

Comment transformer une carte mentale en objectif à la main ?

Du papier, une application de notes et un agenda suffisent. La méthode compte plus que l’outil.

1. Réécrivez le centre de la carte sous la forme d’un objectif, avec une arrivée que vous pourriez vérifier.
2. Choisissez les branches du premier niveau qui sont de vraies étapes du travail, et numérotez-les dans l’ordre où elles doivent se faire. Gardez les autres comme matière de référence.
3. Sous chaque étape, listez ce qui la termine.
4. Transformez les branches les plus fines en tâches. Commencez chacune par un verbe, et gardez-la assez petite pour une séance.
5. Ne datez que les premières tâches. Un plan daté jusqu’au bout est à réécrire dès que la première étape glisse.
6. Placez ces tâches datées là où vous regardez chaque matin : votre agenda ou votre liste de tâches.
7. Une fois par semaine, cochez ce qui est fait, notez l’étape que cela fait avancer, et datez les tâches suivantes.

Le point faible de cette méthode, c’est le septième point. Le lien entre tâches, étapes et objectif n’existe que tant que vous l’entretenez à la main.

Peut-on le faire avec deux applications, comme MindNode et OmniFocus ?

Oui, et c’est un montage solide. MindNode est une application de cartes mentales pour les appareils Apple. OmniFocus, édité par The Omni Group, est un gestionnaire de tâches organisé en projets et en actions. MindNode peut exporter vers OmniFocus les branches marquées comme tâches : elles arrivent dans la boîte de réception d’OmniFocus avec leur hiérarchie, prêtes à devenir un projet, à être datées et rangées. Chaque application fait bien sa moitié du trajet, et qui planifie déjà sa semaine dans OmniFocus a de bonnes raisons de le garder.

La limite tient au passage de l’une à l’autre. L’envoi se fait une fois, comme la conversion dans Shale. Ensuite, la carte reste dans MindNode et le projet vit dans OmniFocus : vous avez deux endroits où regarder, et cocher une action dans OmniFocus ne change rien à la carte.

Existe-t-il une application Mac qui transforme une carte mentale en objectif, avec des étapes et des tâches ?

Shale, application de productivité pour Mac, est conçue pour cela. Les cartes mentales vivent dans les notes, dans le module Notes. Depuis n’importe quelle carte mentale, une commande en fait un objectif, selon une seule règle :

• le centre devient l’objectif ;
• une branche du premier niveau qui a ses propres branches devient une phase (une étape qui en regroupe d’autres), une branche sans enfant devient une étape ;
• les branches du deuxième niveau deviennent les étapes de leur phase ;
• tout ce qui est plus profond devient des tâches, rattachées à l’étape au-dessus.

Avant d’écrire quoi que ce soit, un panneau annonce ce qui va être créé. Une tâche déjà citée dans la carte avec @ n’est jamais recopiée : si elle n’appartient à aucun objectif, elle rejoint le nouveau ; si elle appartient déjà à un autre, elle y reste. Vous pouvez aussi avancer nœud par nœud : donnez un type à une seule branche (étape, tâche ou habitude), et Shale crée l’élément, rangé d’après la hiérarchie de la carte.

Après la conversion, l’avancement de l’objectif se déduit de sa feuille de route : cocher une tâche fait avancer son étape et son objectif. Vous donnez une échéance à chaque tâche, et elle apparaît dans la grille du calendrier, à côté de vos rendez-vous. Le jour venu, la tâche est dans la vue Aujourd’hui ; dans la liste des objectifs, chaque objectif montre sa prochaine action. La feuille de route de l’objectif peut aussi s’afficher de nouveau en carte mentale, et se modifier depuis la carte.

Shale est en pré-lancement : l’accès se fait par la liste d’attente.

Que ne fait pas Shale ?

Shale est conçue pour une personne à la fois : il n’y a ni partage, ni commentaires, ni espace d’équipe. Elle ne décide ni de l’ordre ni des dates à votre place : la structure vient de votre carte, les dates viennent de vous. La conversion est un geste volontaire, fait une fois. Une fois l’objectif créé, sa feuille de route est le plan, et modifier la carte d’origine dans la note ne la réécrit pas.

Shale fonctionne sur macOS avec une puce Apple Silicon (M1 et suivantes). Shale n’est disponible ni sur Windows ni sur iPhone. Si vous avez déjà une application de cartes mentales et un gestionnaire de tâches qui vous conviennent, la voie à deux applications décrite plus haut reste un choix raisonnable.

Par où commencer ?

Prenez une carte faite récemment, restée sans suite. Écrivez son arrivée, numérotez ses étapes et datez trois tâches. C’est toute la méthode, dans n’importe quel outil. Si vous préférez tout faire dans une seule application, rejoignez la liste d’attente sur shaleapp.com : votre premier mois est offert à l’ouverture de Shale aux inscrits.